Tous les séjours vendus à destination des mineurs organisés par WELCOME  GUADELOUPE, entrant dans la catégorie des séjours éducatifs, font l'objet d'une déclaration pour agrément auprès de la Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et  de la Cohésion Sociale (DRAJES) par le producteur. 

 

Tous les séjours vendus à destination des familles,  des séniors et des jeunes 18 à 25 ans sont exclusivement réservés à nos adhérents.

 

1. Séjours et voyages : 

 

Notre site Internet vous présente les séjours diffusés par WELCOME GUADELOUPE et constitue l'information préalable. 

 

Cette information porte sur le contenu des forfaits 

(destinations, modes d'hébergements, voyages, activités et prestations complémentaires), sur les dates, les prix et les modalités de paiement, sur les conditions 

d'annulation et de modification du contrat et sur les formalités de voyages. 

 

Le caractère forfaitaire de nos prix comprend exclusivement un ensemble de prestations décrites 

dans les programmes et tableaux de prix. 

Les descriptifs et les tarifs officiels sont ceux présents sur le site Internet www.welcomeguadeloupe.net ou cologuadeloupe.fr 

Il sont susceptibles de changer à tout moment. 

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2. Commande d'un séjour / Modalité d’inscription  : 

 

Sur le site Internet www.welcomeguadeloupe.net ou cologuadeloupe.fr. 

 

Une commande est conditionnée par la signature d'un contrat électronique par:

 👍- un des parents et/ou le représentant légal 

• ou le participant au séjour 

 

Le versement d'un acompte (hors bons CAF, chèques 

vacances, participations C.E) minimum de 30% du montant du séjour additionné du montant des garanties optionnelles souscrites, des frais de dossier pour nos adhérants 30 € et 50 € pour les non adhérants 50 €

 

Dans le cas d’une commande à moins d’un mois avant la date de départ l’intégralité du forfait sera demandée.  

 

Dans le cadre de l'utilisation du processus de paiement en plusieurs fois par CB, le dernier prélèvement devra avoir lieu avant la date de départ du participant. 

 

Pour toute commande effectuée avec un moyen de paiement autre que la carte bancaire, l'acompte doit être 

parvenu en nos locaux dans un délai de 7 jours à partir de la réservation, passé ce délai, la place peut être remise en vente.  

 

Pour toute commande à moins de 15 jours du départ, ce délai est porté à 3 jours et à la journée pour toute commande à moins d’une semaine. 

 

Si le client accepte la proposition en 

cliquant sur "valider mon devis ou valider la commande", une facture lui est alors présentée. Il peut alors 

 

 

procéder à l'acceptation en ligne de sa facture en cliquant à nouveau sur "valider la commande". Ce dernier clic n’est possible que si le client a confirmé avoir lu et 2 

accepté les présentes conditions générales de vente en cochant la case correspondante. 

Un  lien «conditions générales de vente» est mis à sa disposition. Cette démarche du double 

"clic" vaut reconnaissance et acceptation par l'acheteur au nom de tous les voyageurs du contrat électronique et de l'ensemble des conditions exposées ci-après. 

 

Le client recevra par mail, dès la fin de son processus d'achat, un mail intitulé « WELCOME 

GUADELOUPE » Confirmation de pré réservation» précisant le séjour, les dates et les 

différentes options souscrites et attestant que WELCOME GUADELOUPE a bien pris en 

compte sa demande. Un second mail intitulé «WELCOME GUADELOUPE Commande 

validée» est émis automatiquement lors de la réception en nos locaux d'un acompte ou lors de la validation par la banque d'un acompte par carte bancaire. 

 

Le délai de rétractation qui s’applique habituellement pour toute vente à distance ne s’applique pas aux contrats ayant pour objet « la prestation de services d’hébergement, de 

transport, de restauration, de loisirs qui doivent être soumis à une date ou selon une périodicité déterminée (Article L.121-20-4 code consommation). 

 

2.2 Commande off line :

 Le client a la possibilité de commander un séjour en imprimant une fiche d'inscription ou contrat voyage papier et d'envoyer l'ensemble des documents 

nécessaires par courrier ainsi qu'un acompte. Une fois la demande prise en compte par 

WELCOME GUADELOUPE  le client recevra un courrier ou un mail de «Commande validée», cela, dans la mesure où le produit souhaité est toujours disponible à la date de 

réception du contrat signé et de l'acompte en nos bureaux. 

 

2.3 Règlement : 

 

Le règlement peut s’effectuer par chèque (nom prénom de l’enfant au dos du chèque et le séjour)-par carte bancaire et par prélèvement. 

 

 Le solde du séjour doit parvenir à WELCOME GUADELOUPE au plus tard un mois avant le départ, de même qu'une copie du dossier du participant au séjour.

 

A défaut, pour les colonies de vacances : 

 L’enfant ne pourra pas participer au séjour. 

Un enfant ne peut être accepté sur un séjour s’il ne dispose pas de :  

- la fiche sanitaire complétée et signée et s'il ne satisfait pas aux obligations de vaccinations. 

- Du dossier complet (passeport pour séjour à l’étranger – carte d’identité-visa d’entrée sur le territoire-Attestation d’assurance responsabilité civile minimum, esta) 

Si le participant ne dispose pas de tous les éléments avant le début du séjour. 

Dans ce cas de figure, le participant ne pourra participer au séjour,  le montant total du séjour reste dû. 

 

 

A défaut, pour les autres séjours : 

 

Le participant ne pourra pas participer au séjour, s’il ne dispose pas de :  

- Du justificatif de l'organisme (caf - attestation de retraite)

- Avis d’imposition 

- Pièce d’identité en cours de validité

 (6 mois avant la fin de validité)

- Et tout autre documents demandés au cours de l’inscription

 

Si le participant ne dispose pas de tous les éléments avant le début du séjour. 

 

Pour les inscriptions de services sociaux, institutions spécialisées, familles d'accueil, cette information devra nous être précisée au moment de l'inscription. 

 

Ces inscriptions sont conditionnées par la réception de la prise en charge 15 jours avant le départ, au plus tard .   

 

3 Retard de paiement : tout retard de paiement donne l’organisme le droit à appliquer des 

frais :  

80 euros pour chèque rejeté : 

Lettre de relance 15 € (à partir de la deuxième) 

3.5 % d’intérêt par jour de retard à compter de la mise en demeure 

Les frais de poursuite sont à la charge du client / Famille –representant légale-organisme de tutelle. 

Nous n'acceptons pas les enfants ayant fait l'objet d'incarcérations ou de mesures 

éducatives. 

 

3. Prix  : 

 

Les prix indiqués ont été déterminés en fonction des données économiques au moment de la publication des séjours : taux de change de la monnaie du pays concerné, coût du transport et notamment le coût du carburant, redevances et taxes 

afférentes aux prestations offertes, telles que les taxes d’atterrissage, d’embarquement, de débarquement, de sécurité dans les ports et les aéroports. 

 

Conformément aux articles L 211-12 et R 211-8 du Code du Tourisme, en cas de variation du coût des transports (ex : carburant); des redevances et taxes afférentes 

aux prestations (ex : taxes aéroport), ou de modification des parités monétaires dont nous ne pourrions éviter la répercussion ; un complément de prix pourra vous être 

réclamé jusqu’à 15 jours avant le départ. Nous retiendrons comme date de valeur de la parité monétaire la date de passation de la commande.  

 

4. Les prestations comprises dans le prix indiqué :  

 

L’hébergement selon la description fournie sur notre fiche produit (les draps sont non fournis)  

Les repas  - (nous adaptons les repas uniquement pour cause de maladie sous justificatif médicale) 

L’encadrement- les animations proposées-le matériel à l’exception des vélos 

et matériel de camping. 

 

Le prix du séjour est forfaitaire aucun remboursement ne peut-être demandé 

en cas d’annulation de la part de l’organisateur ou non volonté de l’enfant de participer à l’activité. 

 

Si l’organisateur annule une prestation pour un autre motif que cas de force majeure (conditions climatiques – interdiction administratives). Une activité de substitution sera proposée aux participants.   

 

 

5. Conditions d’annulation :  

 

De la part du participant :  

 

Les frais de dossier sont retenus même en cas d’annulation. 

 

Les contrats souscrits  en ligne ne donnent droit à aucun remboursement en cas d’annulation. 

 

Les contrats effectués sur place ou adressés par courrier  ne donnent donne droit à aucun remboursement en cas d’annulation. 

 

 

 

 De la part de l’organisateur :  

 

Si pour une raison d’organisation ou de cas de force majeure, l’organisateur doit annuler le  séjour. 

Le participant est prévenu au plus tard 07 jours avant le départ concernant l’organisation et dés que possible pour cause de force majeure. 

Le remboursement du séjour ainsi que les frais de dossiers sont remboursable dans les 02 mois par virement 

bancaire.  

 

6. Assurance annulation – Assistance – Rapatriement  

 

Le client peut souscrire à une assurance multirisque couvrant : Assistance –Rapatriement- Annulation sous certaines

conditions. 

 

- Assistance - Rapatriement – Frais médicaux-Assurance Bagage -  Responsabilité civile à l’étranger. Le tarif de cette assurance est de 04 % du montant total du séjour 

incluant le transport. 

 

- Multirisque incluant l’annulation sous certaines condition. Le tarif est de 06 % du 

montant total du séjour. 

 

- L’assurance doit être souscrite à l’inscription du participant. 

 

Les frais de dossiers ne sont pas remboursable même en cas d’annulation. 

 

Dans le cas de l’annulation d’un séjour bénéficiant une assurance annulation multirisque vous avez un délais de 24 heures pour nous avertir par mail 

welcome.guadeloupe@gmail.com ou par lettre recommandée à welcome guadeloupe 

 

1807 Résidence Vépélé 97111 Morne à L’eau . 

 

L’organisateur a souscrit auprès de l’assurance à la SMACL pour couvrir les salariés de la structure et le matériel de l’organisateur.  

 

Les responsables légaux ont la responsabilité des dommages causés par les participants.   

 

7. Perte et Vol : 

 

 

L’organisateur et l’équipe encadrante ne sont en aucun cas responsable de la perte des effets personnels du participant peut importe le motif. 

L’organisateur n’effectuera aucun remboursement au participant. Le participant pourra faire une demande de prise en charge auprès de  son assurance.

Toutefois les vols entre camarades ne sont pas pris en charge 

par l’assurance sauf déclaration effectuée auprès des autorités compétentes (polices-gendarmeries). 

 

 

 

8. Argent de poche :  

 

L’argent de poche est sous la responsabilité de l’enfant, si l’enfant décide de garder son 

argent. En cas de perte ou de vol aucun remboursement ne pourra être demandé auprès de 

l’organisateur. Si  l’argent de poche est remis à l’équipe encadrante un contrôle sera fait au 

départ et le détail ainsi que la somme restante sera restituée à l’arrivée aux familles. 
 

 

9. Discipline  :  

  

Le participant est invité à adopter une bonne conduite envers le personnel d'encadrement et les autres participants, ainsi que pendant toutes les activités proposées sur le séjour auquel il participe. 

 

Le participant devra adopter une tenue vestimentaire et un langage correct.  

 

L’usage de drogue, alcool, tabac, le vol sous toutes ses formes, l'utilisation de tout véhicule à moteur, en qualité de conducteur ou de passager pour les deux roues, la pratique de l'autostop sont formellement interdits. 

 

 Dans le cas où le comportement d'un participant serait de nature à troubler le bon déroulement du séjour, ou dans le cas où, il ne respecterait pas les règles élémentaires de 

bonne conduite et de sécurité, WELCOME GUADELOUPE se réserve le droit d'en informer ses parents et d’interrompre son séjour. Les frais de retour anticipé et l’accompagnement 

éventuel sont toujours à la charge du participant et/ou de ses parents et/ou de l'inscrivant. 

 

10. Renvoi  :  

 

En cas d’inadaptation au centre,en accord avec les parents ou le tuteur le participant 

pourra être renvoyé à son domicile. Vous serez prévenu personnellement et tous les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur seront à votre charge. 

Aucun remboursement sera effectué de la part de WELCOME GUADELOUPE. Le reste du séjour 

sera dû ainsi que les frais de rapatriement. 

 

11.  Interruption du séjour anticipé : 

 

Toute interruption de séjour à la demande du participant peu importe le motif n’ouvre en aucun cas droit à un remboursement du séjour de la part de l’organisateur. 

Le paiement intégral du séjour est dû dans tous les cas.

Toutefois le participant ayant souscrit à l’assurance multirisque peut demander un remboursement partiel sous certaines conditions. 

 

12. Soins médicaux :

 

Il se peut que WELCOME GUADELOUPE fasse l'avance de frais médicaux (honoraires médicaux, radios, médicaments, etc.) pour un participant. 

Sous certaines conditions  

Une réserve par empreintes bancaires sera effectuée par l’organisme pour garantir les frais médicaux.

 

Dés la fin du séjour, vous recevrez une facture correspondant aux frais médicaux avancés. Dès réception de votre règlement, nous vous adresserons la feuille de soins. 

 

Dans toute autre cas, le participant ou les responsables légaux s’engagent à rembourser les frais engagés par Welcome Guadeloupe pour raisons de santé.


 

13.  Départ et Retour :   

 

L’heure et le lieu de départ est communiqué 07 jours au plus tard avant le départ. 

Les  transports par bateau – train –avion sont collectifs et donnent lieu à aucun remboursement si le voyage n’est pas effectué. 

Si vous le client arrive en retard ou après 

le départ du transport : l’acheminement sur le lieu du séjour est au frais du participant.  

 

14.  Droit à l’image :  

Le participant inscrit au séjour proposé par Welcome Guadeloupe accepte d’être pris en photos ou filmés.  Les supports puissent être utilisés par Welcome Guadeloupe dans tous les supports de communications utilisés par Welcome Guadeloupe. 

 

Les participants acceptent que les reportages tv, radio ou presse écrite puisse avoir lieu durant le séjour. Ils acceptent que les jeunes puissent être interviewés et ces reportages 

puissent être diffusés par tous moyens et sur tous supports. 

 

Dans tous les cas les parents et participants renoncent par avance à toutes formes de rémunérations. Toutefois , 

 

Welcome Guadeloupe s’engagent à ne pas utiliser ces images visant à dégrader l’image 

des enfants. 

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15. Qualité de séjour : 

 

 Il est préférable de nous faire part de vos éventuelles remarques pendant la durée du séjour, auprès du responsable de centre qui est à l'écoute du participant, ou en prévenant 

nos bureaux, pour que nous puissions intervenir immédiatement. 

 

Toute réclamation éventuelle, de nature commerciale ou relative à la qualité des prestations devra nous être 

adressée par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 1 mois après la fin du séjour. 

 

16. Envoi de confirmation par courriel : 

Welcome Guadeloupe adressera aux participants les confirmations d’inscription et les convocations de départ par la voie de courriels(à l’’adresse de courriel fournie à 

l’inscription ).

 

Welcome Guadeloupe ne peut être tenue responsable des problèmes de lecture. 

 

Le client peut demander l’envoi des documents par courrier moyennant 10 euros de frais d’envoi. 

 

17. Litiges :  

La juridiction compétente pour tout litige Tribunal d'Instance de Pointe-à-Pitre 

 

ZAC DE CALBASSIER 97100 BASSE -TERRE

 

Siret : 75138161700016 Ape : 7912Z

 

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