Article 1 – Organisateur
Les séjours de vacances sont organisés par l'association Welcome Guadeloupe, association régie par la loi du 1er juillet 1901.
- Siège social
- 1807 Résidence Vépélé, 97111 Morne-à-l'Eau (accueil du public uniquement sur rendez-vous)
- SIRET · APE · RNA
- 751 381 617 00016 · 7912Z · W9G20077
- Représentée par
- Madame Félicie DEVARRE, présidente
- Contact
- welcome.guadeloupe@gmail.com · 09 80 80 15 59
- Sites
- www.welcomeguadeloupe.net et cologuadeloupe.fr
- Atout France
- Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours : en cours
- Assurance RC
- Verspieren, contrat n° 092004012
Les présentes conditions générales de vente (CGV) s'appliquent à toute inscription d'un mineur à un séjour de vacances (colonie ou stage) organisé par l'association, quel que soit le canal d'inscription : en ligne, par courrier, sur rendez-vous ou par l'intermédiaire d'un service social. Toute inscription vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV par le ou les représentants légaux de l'enfant.
Les séjours destinés aux familles, aux seniors et aux jeunes de 18 à 25 ans sont réservés aux adhérents de l'association et relèvent de conditions de vente distinctes.
Article 2 – Objet et cadre légal
Les séjours proposés sont des accueils collectifs de mineurs (ACM) à caractère éducatif, au sens de l'article L.227-4 du Code de l'action sociale et des familles. Ils s'adressent aux enfants et adolescents de 6 à 17 ans et poursuivent un objectif social : permettre au plus grand nombre de familles d'accéder aux vacances.
Chaque séjour fait l'objet d'une déclaration auprès du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) de Guadeloupe. Il est encadré par une équipe d'animation qualifiée, conformément à la réglementation en vigueur (taux d'encadrement, diplômes BAFA, BAFD ou équivalents).
Le projet éducatif de l'association et le projet pédagogique de chaque séjour sont tenus à la disposition des familles et transmis sur simple demande.
Droit de rétractation : conformément à l'article L.221-28 du Code de la consommation, les prestations de loisirs fournies à une date déterminée ne bénéficient pas du délai de rétractation de 14 jours, y compris en cas d'inscription en ligne. Les conditions d'annulation de l'article 5 s'appliquent.
Article 3 – Inscription
L'inscription est ouverte aux enfants âgés de 6 à 17 ans à la date du début du séjour. Elle est effectuée par un représentant légal de l'enfant.
L'inscription devient définitive à réception du dossier complet :
- le bulletin ou contrat d'inscription signé (en ligne ou papier) ;
- l'acompte prévu à l'article 4, ou la notification d'aide (CAF, collectivité, CSE…) couvrant ce montant ;
- la fiche sanitaire de liaison complétée et signée ;
- la copie des vaccinations obligatoires à jour (carnet de santé) ;
- une attestation d'assurance responsabilité civile de l'enfant ;
- selon les activités et la destination : test d'aisance aquatique, certificat médical, pièce d'identité ou passeport, autorisation de sortie du territoire pour un séjour à l'étranger.
Les places sont attribuées par ordre d'arrivée des dossiers complets. En l'absence de dossier complet un mois avant le départ, l'association peut disposer de la place, après une relance écrite restée sans réponse.
Inscription en ligne
Sur www.welcomeguadeloupe.net ou cologuadeloupe.fr, le représentant légal choisit le séjour, puis clique sur « Valider ma commande ». Un récapitulatif lui est présenté. Il confirme ensuite sa commande par un second clic, possible uniquement après avoir coché la case « J'ai lu et j'accepte les conditions générales de vente », accessibles par un lien. Ce double clic vaut signature électronique du contrat.
Le représentant légal reçoit alors par courriel une confirmation de pré-réservation (séjour, dates, options). Un second courriel « Commande validée » lui est envoyé à réception de l'acompte ou à la validation du paiement par carte bancaire.
Inscription par courrier ou sur rendez-vous
La fiche d'inscription ou le contrat papier, signé et accompagné de l'acompte, est adressé à l'association. L'inscription est confirmée par courrier ou courriel, sous réserve de places disponibles à la date de réception.
Délai de réception de l'acompte
Pour un paiement autre que par carte bancaire, l'acompte doit parvenir à l'association dans les 7 jours suivant la réservation. Ce délai est réduit à 3 jours à moins de 15 jours du départ, et à 24 heures à moins de 7 jours du départ. Passé ce délai, la place peut être proposée à une autre famille.
Inscription par un service social, une institution ou une famille d'accueil
L'organisme inscripteur le précise dès l'inscription. L'inscription n'est définitive qu'à réception de l'accord de prise en charge, au plus tard 15 jours avant le départ.
Confirmation et convocation
L'association confirme l'inscription par écrit (courriel ou courrier) et transmet, au plus tard 7 jours avant le départ, la convocation précisant le lieu, les horaires et le trousseau.
Enfants en situation de handicap ou ayant des besoins particuliers
La famille en informe l'association dès l'inscription. Un échange préalable permet d'évaluer les conditions d'accueil (accompagnement, PAI, traitement). L'association s'engage à étudier chaque demande avec bienveillance ; un refus éventuel est motivé par écrit.
Article 4 – Prix, aides et paiement
Ce que comprend le prix : hébergement, pension complète, encadrement, activités prévues au programme, matériel d'activité, assurance responsabilité civile de l'organisateur, et le transport depuis le point de rendez-vous lorsqu'il figure dans le descriptif du séjour. Les repas sont adaptés pour raison médicale sur justificatif (allergie, PAI, régime prescrit).
Ne sont pas compris : les draps et le linge, les vélos et le matériel de camping personnels, l'argent de poche, les frais de dossier, les dépenses personnelles et les éventuels frais médicaux (avancés puis refacturés à la famille, voir article 6). Le prix total communiqué à la famille avant l'inscription inclut l'assurance obligatoire prévue à l'article 6.5.
Tarification sociale : en tant que colonie à vocation sociale, l'association applique un tarif unique ou des tarifs modulés selon le quotient familial. Le barème en vigueur est publié sur le site et remis à l'inscription. Le prix est ferme à la date de l'inscription.
Aides acceptées : l'association accepte les aides venant en déduction du prix, notamment :
- l'Aide aux vacances enfants (AVE) de la CAF, versée directement à l'association en tiers payant, la famille ne réglant que le reste à charge sous réserve du conventionnement VACAF de l'association ;
- le Pass Colo de l'État, cumulable avec l'AVE ;
- les aides des communes, du Département, des comités sociaux et économiques (CSE) et des services sociaux ;
- les chèques-vacances ANCV si l'association est conventionnée.
La famille transmet ses notifications d'aide au moment de l'inscription. Si une aide annoncée n'est finalement pas versée du fait de la famille (droits non ouverts, notification non transmise, séjour non effectué), le montant correspondant reste dû par la famille.
Échéancier :
- à l'inscription : un acompte de 30 % du reste à charge (hors aides CAF, chèques-vacances et participations CSE), augmenté de l'assurance obligatoire, de l'éventuelle option multirisque et des frais de dossier ;
- frais de dossier : 50 € pour les adhérents, 50 € pour les non-adhérents ;
- solde : au plus tard un mois avant le départ ;
- inscription à moins d'un mois du départ : la totalité du prix est due à l'inscription ;
- paiement en 4 fois sans frais par carte bancaire : la dernière échéance intervient avant la date de départ.
Modes de paiement : chèque (nom et prénom de l'enfant et nom du séjour au dos), carte bancaire, prélèvement, virement et chèques-vacances ANCV. Un reçu ou une facture est remis pour chaque paiement.
Retard ou incident de paiement : en cas de non-paiement du solde à la date prévue, et après une relance écrite restée sans effet sous 8 jours, l'association peut annuler l'inscription ; les frais de l'article 5 s'appliquent alors. Un chèque rejeté donne lieu au remboursement des frais bancaires réellement supportés par l'association. Les sommes dues après mise en demeure portent intérêt au taux légal.
Révision du prix : le prix est ferme. Pour un séjour comprenant un transport aérien ou maritime, il ne peut être augmenté qu'en raison d'une hausse du prix du carburant ou des taxes (aéroport, port), sur justificatif, et au plus tard 20 jours avant le départ. Si la hausse dépasse 8 % du prix total, la famille peut annuler sans frais.
Article 5 – Annulation et modification
5.1 Annulation par la famille
Toute annulation est notifiée par écrit (courriel ou courrier). La date de réception fixe les frais retenus, calculés sur le prix du séjour à la charge de la famille :
| Date de l'annulation | Frais retenus |
|---|
| Plus de 60 jours avant le départ | Frais de dossier uniquement |
| De 59 à 45 jours avant le départ | 25 % |
| De 44 à 30 jours avant le départ | 50 % |
| De 29 à 8 jours avant le départ | 75 % |
| Moins de 8 jours avant le départ, ou absence au départ | 100 % |
Seuls les frais de dossier sont retenus, sur présentation d'un justificatif, en cas de : maladie ou accident de l'enfant (certificat médical), décès ou hospitalisation d'un proche, perte d'emploi d'un parent. Les autres sommes versées sont alors remboursées dans un délai de 14 jours à compter de la réception des justificatifs.
L'assurance annulation obligatoire (article 6.5) peut prendre en charge tout ou partie des frais retenus, selon les conditions de son contrat.
Les aides versées par un tiers (CAF, commune, CSE…) sont restituées ou réaffectées selon les règles propres à chaque financeur.
5.2 Séjour écourté
Tout séjour commencé est dû. Si l'enfant quitte le séjour avant son terme, quel qu'en soit le motif, l'association ne rembourse pas les jours non effectués. La famille peut solliciter l'assurance souscrite, qui peut couvrir un départ anticipé pour raison médicale ou cas de force majeure, selon les conditions de son contrat.
5.3 Annulation ou modification par l'association
L'association peut annuler un séjour si le nombre minimum de 12 participants n'est pas atteint, au plus tard 14 jours avant le départ pour un séjour de plus de 6 jours, et 7 jours avant le départ pour un séjour de 2 à 6 jours. Elle peut aussi l'annuler à tout moment en cas de circonstances exceptionnelles (alerte cyclonique ou météorologique, crise sanitaire, décision administrative, séisme ou non paiement des donneurs d'ordre…).
La famille est alors remboursée intégralement des sommes versées, frais de dossier compris, par virement dans un délai de 60 jours, sauf cas de force majeure, ou peut accepter un séjour de remplacement.
En cas de modification d'un élément essentiel du séjour (dates, lieu, programme principal), la famille en est informée sans délai et peut soit accepter la modification, soit annuler sans frais avec remboursement intégral dans un délai de 60 jours.
Les changements mineurs d'activités, dictés par la météo, la sécurité ou la vie du groupe, ne constituent pas une modification essentielle.
Article 6 – Déroulement du séjour
6.1 Santé
La famille signale dans la fiche sanitaire tout problème de santé, allergie, régime alimentaire ou traitement. Les médicaments sont remis à l'assistant(e) sanitaire avec l'ordonnance, dans leur emballage d'origine et au nom de l'enfant. En cas de maladie ou d'accident, l'équipe prévient la famille et prend toutes les mesures nécessaires, y compris l'hospitalisation, en application de l'autorisation signée par les représentants légaux.
Les frais médicaux et pharmaceutiques avancés par l'association sont remboursés par la famille à réception de la facture adressée à la fin du séjour ; la feuille de soins est alors transmise à la famille pour son remboursement (CGSS, mutuelle).
Une maladie contagieuse ou un état de santé incompatible avec la vie collective peut conduire au retour anticipé de l'enfant, après échange avec la famille.
6.2 Règles de vie et retour anticipé
Les règles de vie sont présentées aux enfants dès l'arrivée. Sont interdits : l'alcool, le tabac, la cigarette électronique, toute substance illicite, la conduite de tout véhicule à moteur et le transport comme passager d'un deux-roues motorisé, l'auto-stop, la violence physique ou verbale, le harcèlement, les vols et les dégradations volontaires.
En cas de manquement grave ou répété, et après information de la famille, la direction du séjour peut décider d'un retour anticipé. Le retour anticipé peut aussi être décidé, en accord avec la famille, si l'enfant ne parvient pas à s'adapter à la vie collective. Dans ces deux cas, les frais de retour (transport et accompagnateur) sont à la charge de la famille et les jours non effectués ne sont pas remboursés (article 5.2). Les dégradations volontaires peuvent être facturées à la famille.
6.3 Communication avec les familles et objets personnels
Les modalités de communication entre l'enfant et sa famille (appels, page privée du séjour, messagerie) sont précisées dans la convocation. L'usage du téléphone portable par les enfants est encadré par l'équipe d'animation. L'association décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de dégradation des objets de valeur (téléphones, bijoux, consoles), qu'il est déconseillé d'emporter.
Argent de poche : l'enfant peut le confier à l'équipe d'animation, qui note le montant au départ, tient le compte des dépenses et restitue le solde et le détail à la famille au retour. L'argent conservé par l'enfant reste sous sa responsabilité. En cas de vol entre participants, la famille peut déposer plainte auprès de la police ou de la gendarmerie pour faire jouer sa propre assurance.
6.4 Transport
Les transports sont assurés par des prestataires autorisés (car, bateau inter-îles, avion). Les horaires sont communiqués dans la convocation et peuvent varier pour des raisons indépendantes de l'association. Les enfants ne sont remis qu'aux représentants légaux ou aux personnes autorisées par écrit, sur présentation d'une pièce d'identité.
Les transports collectifs non utilisés du fait de la famille ne sont pas remboursés. En cas de retard au départ, l'acheminement de l'enfant jusqu'au lieu du séjour est à la charge de la famille.
6.5 Assurances et responsabilité
L'association est assurée en responsabilité civile pour l'organisation des séjours auprès de Verspieren, contrat n° 092004012 ; ce contrat couvre aussi les salariés et le matériel de l'association. Conformément à l'article L.227-5 du Code de l'action sociale et des familles, elle informe les familles de leur intérêt à souscrire une assurance de personne couvrant les dommages corporels de l'enfant, en l'absence de responsabilité d'un tiers.
Assurances obligatoires : chaque participant doit être couvert par une assurance souscrite au moment de l'inscription, selon la destination du séjour :
- séjour en France (Guadeloupe, autres territoires d'outre-mer, Hexagone) : assurance annulation obligatoire, au tarif de 3 % du prix total du séjour. La famille peut lui préférer l'assurance multirisque, au tarif de 6 % du prix total du séjour, qui couvre en outre l'assistance-rapatriement, les frais médicaux et les bagages ;
- séjour à l'étranger : assurance multirisque obligatoire, au tarif de 6 % du prix total du séjour, couvrant l'assistance-rapatriement, les frais médicaux, les bagages et l'annulation dès le premier euro.
Ces assurances sont souscrites par l'intermédiaire de chapka ou un assureur similaire. Leur montant est réglé avec l'acompte et figure dans le prix total communiqué à la famille avant l'inscription. Les garanties, plafonds et exclusions sont détaillés dans la notice de l'assureur, remise avec le contrat d'inscription.
Déclaration d'un sinistre : en cas d'annulation ou de sinistre, la famille prévient l'association dans les 24 heures, par courriel à welcome.guadeloupe@gmail.com ou par lettre recommandée au 1807 Résidence Vépélé, 97111 Morne-à-l'Eau. L'association transmet le dossier à l'assureur. Les frais de dossier restent acquis à l'association.
La responsabilité de l'association ne peut être engagée pour des dommages causés par l'enfant du fait d'un comportement fautif contraire aux consignes ; la responsabilité civile de la famille est alors sollicitée.
Article 7 – Données personnelles, image, litiges
7.1 Données personnelles
Les données recueillies (identité, coordonnées, informations de santé, quotient familial) sont nécessaires à l'inscription, au suivi sanitaire de l'enfant et aux démarches auprès des financeurs et de l'administration. Elles sont réservées à l'association, à l'équipe du séjour et aux organismes concernés (SDJES, CAF, assureur), et conservées 3 ans après le séjour, sauf obligation légale plus longue. Les données de santé ne sont accessibles qu'à l'équipe de direction et à l'assistant(e) sanitaire.
Conformément au RGPD, les représentants légaux disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, à exercer auprès de welcome.guadeloupe@gmail.com. Ils peuvent également saisir la CNIL.
7.2 Droit à l'image
Des photos et vidéos peuvent être prises pendant le séjour. Leur utilisation (page privée du séjour, site internet, réseaux sociaux, supports de communication, reportages de presse) est soumise à l'autorisation écrite et facultative des représentants légaux, recueillie à l'inscription et révocable à tout moment. Un refus n'a aucune incidence sur l'inscription. L'association s'interdit toute utilisation portant atteinte à la dignité ou à l'image des enfants.
7.3 Réclamations et médiation
Il est conseillé de signaler toute difficulté dès le séjour au directeur ou à la directrice du centre, pour permettre une solution immédiate. Toute réclamation est ensuite adressée par écrit à l'association, par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception, au plus tard un mois après la fin du séjour. L'association s'engage à répondre sous 30 jours.
En cas de désaccord persistant, la famille peut recourir gratuitement au médiateur de la consommation : La Médiation Tourisme et Voyage (MTV), BP 80303, 75823 Paris Cedex 17. La saisine se fait de préférence en ligne sur www.mtv.travel, après réclamation écrite auprès de l'association. La famille peut aussi saisir le tribunal judiciaire compétent, notamment celui de son domicile.
7.4 Envoi des documents
Les confirmations d'inscription et les convocations sont envoyées par courriel, à l'adresse indiquée lors de l'inscription. La famille veille à ce que cette adresse soit exacte et consulte ses courriels, y compris les indésirables. Un envoi par courrier postal est possible sur demande, pour 5 € de frais d'envoi.
7.5 Droit applicable
Les présentes CGV sont soumises au droit français. Elles sont applicables à compter du 1er octobre 2026 et peuvent être mises à jour ; la version applicable est celle en vigueur à la date de l'inscription.
Article 1 – Organisateur
Les séjours sont organisés par l'association Welcome Guadeloupe, association régie par la loi du 1er juillet 1901, à vocation de tourisme social.
- Siège social
- 1807 Résidence Vépélé, 97111 Morne-à-l'Eau (accueil du public uniquement sur rendez-vous)
- SIRET · APE · RNA
- 751 381 617 00016 · 7912Z · W9G20077
- Représentée par
- sa présidente
- Contact
- welcome.guadeloupe@gmail.com · 09 80 80 15 59
- Sites
- www.welcomeguadeloupe.net et cologuadeloupe.fr
- Atout France
- Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours : en cours
- Garantie financière
- en cours de souscription
- Assurance RC pro
- Verspieren, contrat n° 092004012
Les présentes conditions générales de vente (CGV) s'appliquent aux séjours de vacances sociales proposés par l'association :
- Vacances en famille : séjours pour les parents, grands-parents et enfants d'un même foyer ;
- Vacances seniors : séjours pour les personnes de 60 ans et plus ;
- Vacances jeunes : séjours pour les jeunes adultes de 18 à 25 ans.
Ces séjours sont réservés aux adhérents de l'association. Les colonies de vacances pour les mineurs non accompagnés relèvent de CGV distinctes.
Toute inscription vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV par le participant, ou par l'adhérent qui inscrit les membres de son foyer.
Article 2 – Cadre légal
Les séjours proposés associent au moins deux prestations (hébergement, transport, activités, restauration…). Ce sont des forfaits touristiques au sens de l'article L.211-2 du Code du tourisme. Les articles L.211-1 et suivants, et R.211-3 et suivants, du Code du tourisme s'appliquent.
Avant toute inscription, le participant reçoit le formulaire d'information standard prévu par la réglementation, ainsi que le descriptif du séjour : destination, dates, hébergement, transport, repas, activités, prix total, conditions de paiement et d'annulation, formalités et accessibilité aux personnes à mobilité réduite. Ces informations font partie du contrat.
L'association est responsable de plein droit de la bonne exécution de l'ensemble des prestations du forfait (article L.211-16 du Code du tourisme). La garantie financière, qui assure le remboursement des sommes versées et, le cas échéant, le rapatriement en cas d'insolvabilité, est en cours de souscription ; le nom du garant sera communiqué dès son obtention.
Droit de rétractation : conformément à l'article L.221-28 du Code de la consommation, les prestations de voyage fournies à une date déterminée ne bénéficient pas du délai de rétractation de 14 jours, y compris en cas d'inscription en ligne. Le participant peut en revanche annuler son séjour dans les conditions de l'article 5.
Article 3 – Adhésion et inscription
3.1 Adhésion obligatoire
Pour s'inscrire, le participant doit être adhérent de l'association pour la saison en cours. L'adhésion est annuelle, au tarif de 30 € par personne ou de 50 € par foyer. L'adhésion à l'UFOLEP est proposée en option aux participants qui bénéficient d'une aide au départ tarif de l'option : X €. Une carte d'adhérent est remise à chaque foyer. Le montant de l'adhésion n'est pas remboursable.
3.2 Qui peut s'inscrire
| Formule | Participants | Conditions particulières |
|---|
| Vacances en famille | Membres d'un même foyer | Les mineurs voyagent avec au moins un parent ou un adulte responsable, qui en a la garde pendant tout le séjour. |
| Vacances seniors | Personnes de 60 ans et plus, et leur conjoint | Le participant signale tout besoin lié à sa santé ou à sa mobilité à l'inscription. |
| Vacances jeunes | Jeunes de 18 à 25 ans au jour du départ | Le participant s'engage à respecter les règles de vie collective du séjour. |
3.3 Modalités d'inscription
En ligne : sur www.welcomeguadeloupe.net, le participant choisit le séjour, puis clique sur « Valider ma commande ». Un récapitulatif lui est présenté. Il confirme sa commande par un second clic, possible uniquement après avoir coché la case « J'ai lu et j'accepte les conditions générales de vente ». Ce double clic vaut signature électronique du contrat.
Par courrier ou sur rendez-vous : le contrat d'inscription est signé puis adressé à l'association avec l'acompte.
Par un service social ou un organisme partenaire : l'inscription n'est définitive qu'à réception de l'accord de prise en charge, au plus tard 15 jours avant le départ.
Le contrat est signé avant le versement de l'acompte. L'inscription devient définitive à réception de l'acompte. L'association adresse alors une confirmation écrite, puis, au plus tard 7 jours avant le départ, la convocation précisant le lieu, les horaires et les documents de voyage.
3.4 Personnes en situation de handicap ou à mobilité réduite
Le participant précise ses besoins dès l'inscription. L'association indique si le séjour est adapté et étudie chaque demande avec bienveillance ; un refus éventuel est motivé par écrit.
Article 4 – Prix, aides et paiement
Ce que comprend le prix : les prestations décrites dans le descriptif du séjour (hébergement, repas, activités, transport le cas échéant), l'accompagnement par l'équipe de l'association et l'assurance responsabilité civile de l'organisateur.
Ne sont pas compris : l'adhésion, les frais de dossier, les dépenses personnelles, les activités en option, la taxe de séjour si elle n'est pas mentionnée, et les prestations non prévues au descriptif. Le prix total communiqué avant l'inscription inclut l'assurance obligatoire prévue à l'article 6.4.
Tarification sociale : en tant qu'association de tourisme social, Welcome Guadeloupe applique un tarif unique ou des tarifs modulés selon le quotient familial. Les tarifs enfants sont indiqués pour chaque séjour. Le barème en vigueur est publié sur le site et remis à l'inscription.
Aides acceptées : l'association accepte les aides venant en déduction du prix, notamment :
- l'Aide aux vacances familles (AVF) de la CAF, versée directement à l'association, la famille ne réglant que le reste à charge sous réserve du conventionnement CAF / VACAF de l'association ;
- les programmes de l'ANCV : Seniors en vacances pour les personnes de 60 ans et plus, et Départ 18:25 pour les jeunes de 18 à 25 ans sous réserve du conventionnement ANCV de l'association ;
- les chèques-vacances ANCV si l'association est conventionnée ;
- les aides des communes, du Département, des CSE, des caisses de retraite et des services sociaux.
Le participant transmet ses notifications d'aide au moment de l'inscription. Si une aide annoncée n'est pas versée de son fait (droits non ouverts, notification non transmise, séjour non effectué), le montant correspondant reste dû.
Échéancier :
- à l'inscription, une fois le contrat signé : un acompte de 30 % du reste à charge, augmenté de l'assurance obligatoire, de l'éventuelle option multirisque et des frais de dossier ;
- frais de dossier : 50 € par dossier ;
- solde : au plus tard un mois avant le départ ;
- inscription à moins d'un mois du départ : la totalité du prix est due à l'inscription ;
- paiement en 4 fois sans frais possible sur demande, la dernière échéance intervenant avant le départ.
Modes de paiement : chèque, carte bancaire, prélèvement, virement et chèques-vacances ANCV. Un reçu ou une facture est remis pour chaque paiement.
Retard de paiement : en cas de non-paiement du solde à la date prévue, et après une relance écrite restée sans effet sous 8 jours, l'association peut annuler l'inscription ; les frais de l'article 5 s'appliquent alors. Un chèque rejeté donne lieu au remboursement des frais bancaires réellement supportés.
Révision du prix : le prix est ferme. Il ne peut être augmenté qu'en raison d'une hausse du prix du carburant, des taxes (aéroport, port, séjour) ou des taux de change, sur justificatif, et au plus tard 20 jours avant le départ (article L.211-12 du Code du tourisme). Si la hausse dépasse 8 % du prix total, le participant peut annuler sans frais.
Article 5 – Annulation, cession et modification
5.1 Annulation par le participant
Le participant peut annuler son séjour à tout moment avant le départ, par écrit (courriel ou courrier). La date de réception fixe les frais retenus, calculés sur le prix du séjour à sa charge :
| Date de l'annulation | Frais retenus |
|---|
| Plus de 60 jours avant le départ | Frais de dossier uniquement |
| De 59 à 45 jours avant le départ | 25 % |
| De 44 à 30 jours avant le départ | 50 % |
| De 29 à 8 jours avant le départ | 75 % |
| Moins de 8 jours avant le départ, ou absence au départ | 100 % |
Pour une famille, l'annulation d'un seul membre du foyer ne concerne que sa part du prix, sauf si le tarif dépend du nombre de participants (logement, par exemple).
Aucun frais n'est dû si des circonstances exceptionnelles et inévitables, survenant au lieu de destination ou à proximité, empêchent le séjour ou le transport (cyclone, épidémie, catastrophe naturelle…). Le participant est alors remboursé intégralement, sans indemnité supplémentaire (article L.211-14 du Code du tourisme).
L'assurance annulation obligatoire (article 6.4) peut prendre en charge tout ou partie des frais retenus, selon les conditions de son contrat.
5.2 Cession du contrat
Le participant peut céder son contrat à une personne qui remplit les mêmes conditions que lui (adhésion, âge, formule), tant que le séjour n'a pas commencé. Il en informe l'association par écrit au plus tard 7 jours avant le départ. Le cédant et le cessionnaire restent solidairement responsables du solde du prix et des frais supplémentaires éventuels (changement de nom d'un billet d'avion, par exemple), qui leur sont justifiés (article L.211-11 du Code du tourisme).
5.3 Séjour écourté
Tout séjour commencé est dû. Les prestations non utilisées du fait du participant ne sont pas remboursées. L'assurance souscrite peut couvrir un retour anticipé pour raison médicale ou familiale grave, selon les conditions de son contrat.
5.4 Modification ou annulation par l'association
Avant le départ, l'association peut apporter des changements mineurs au séjour ; elle en informe le participant de manière claire. En cas de modification d'un élément essentiel (dates, destination, hébergement, programme principal), le participant en est informé sans délai et peut, dans le délai indiqué, soit accepter la modification, soit annuler sans frais (article L.211-13 du Code du tourisme).
L'association peut annuler un séjour si le nombre minimum de 12 participants (formule groupe) n'est pas atteint, en prévenant au plus tard :
- 20 jours avant le départ pour un séjour de plus de 6 jours ;
- 7 jours avant le départ pour un séjour de 2 à 6 jours ;
- 48 heures avant le départ pour un séjour de moins de 2 jours.
Elle peut aussi annuler en cas de circonstances exceptionnelles et inévitables. Dans tous les cas, le participant est remboursé intégralement, frais de dossier compris, dans un délai de 14 jours, ou peut accepter un séjour de remplacement (article L.211-14 du Code du tourisme).
Article 6 – Déroulement du séjour
6.1 Formalités
Chaque participant, mineurs compris, doit être en possession des documents d'identité et de voyage exigés pour la destination (carte d'identité, passeport, visa, autorisation de voyage). L'association informe les participants des formalités avant l'inscription. Un participant qui ne peut pas embarquer faute de documents valides ne peut prétendre à aucun remboursement.
6.2 Mineurs accompagnés, santé et mobilité
Lors des vacances en famille, les enfants restent sous la responsabilité de leurs parents ou de l'adulte qui les accompagne, y compris pendant les activités proposées, sauf activité encadrée annoncée comme telle dans le programme.
Chaque participant veille à ce que son état de santé lui permette de suivre le séjour et emporte ses traitements avec ses ordonnances. Les participants seniors ou à mobilité réduite signalent leurs besoins à l'inscription (régime alimentaire, équipement, aide aux déplacements). Le niveau d'effort de chaque activité est indiqué dans le programme.
6.3 Règles de vie et transport
Les participants respectent les règles de vie collective, le règlement des hébergements et les consignes de l'équipe. En cas de comportement mettant en danger la sécurité du groupe ou nuisant gravement au séjour, l'association peut décider, après avertissement, du retour anticipé du participant, à ses frais et sans remboursement. Les dégradations volontaires sont facturées à leur auteur.
Les horaires de transport sont communiqués dans la convocation et peuvent varier pour des raisons indépendantes de l'association. En cas de retard au départ du fait du participant, l'acheminement jusqu'au lieu du séjour est à sa charge.
6.4 Assurances
L'association est assurée en responsabilité civile professionnelle auprès de Verspieren, contrat n° 092004012. Chaque participant doit être couvert par une assurance responsabilité civile personnelle.
Assurances obligatoires : chaque participant doit être couvert par une assurance souscrite au moment de l'inscription, selon la destination du séjour :
- séjour en France (Guadeloupe, autres territoires d'outre-mer, Hexagone) : assurance annulation obligatoire, au tarif de 3 % du prix total du séjour. Le participant peut lui préférer l'assurance multirisque, au tarif de 6 % du prix total, qui couvre en outre l'assistance-rapatriement, les frais médicaux et les bagages ;
- séjour à l'étranger : assurance multirisque obligatoire, au tarif de 6 % du prix total du séjour, couvrant l'assistance-rapatriement, les frais médicaux, les bagages et l'annulation dès le premier euro.
Les garanties, plafonds et exclusions sont détaillés dans la notice de l'assureur, remise avec le contrat. En cas d'annulation ou de sinistre, le participant prévient l'association dans les 24 heures.
6.5 Responsabilité et assistance
L'association est responsable de plein droit de la bonne exécution des prestations du séjour. Sa responsabilité est écartée si le dommage est imputable au participant, à un tiers étranger à la fourniture des prestations, ou à des circonstances exceptionnelles et inévitables. Sauf pour les préjudices corporels et les dommages causés intentionnellement ou par négligence, les dommages et intérêts sont limités à trois fois le prix total du séjour (article L.211-17 du Code du tourisme).
Le participant signale sans délai à l'accompagnateur toute non-conformité constatée pendant le séjour, pour permettre d'y remédier. En cas de difficulté, l'association lui apporte une aide appropriée (informations sur les services de santé, les autorités locales, l'assistance consulaire, solution de remplacement).
Article 7 – Données personnelles, image, litiges
7.1 Données personnelles
Les données recueillies (identité, coordonnées, composition du foyer, quotient familial, besoins liés à la santé ou à la mobilité) sont nécessaires à l'adhésion, à l'inscription, à l'organisation du séjour et aux démarches auprès des financeurs (CAF, ANCV, assureur, prestataires du séjour). Elles sont conservées 3 ans après le séjour, sauf obligation légale plus longue.
Conformément au RGPD, chacun dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, à exercer auprès de welcome.guadeloupe@gmail.com. Chacun peut également saisir la CNIL.
7.2 Droit à l'image
Des photos et vidéos peuvent être prises pendant le séjour. Leur utilisation (site internet, réseaux sociaux, supports de communication) est soumise à l'autorisation écrite et facultative du participant, ou de ses parents pour un mineur, recueillie à l'inscription et révocable à tout moment. Un refus n'a aucune incidence sur l'inscription.
7.3 Réclamations et médiation
Toute difficulté est à signaler dès le séjour à l'accompagnateur. Toute réclamation est ensuite adressée par écrit à l'association, par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception, au plus tard un mois après la fin du séjour. L'association s'engage à répondre sous 30 jours.
En cas de désaccord persistant, le participant peut recourir gratuitement au médiateur de la consommation : La Médiation Tourisme et Voyage (MTV), BP 80303, 75823 Paris Cedex 17, de préférence en ligne sur www.mtv.travel. Il peut aussi saisir le tribunal judiciaire compétent.
7.4 Droit applicable
Les présentes CGV sont soumises au droit français. Elles sont applicables à compter du date ; la version applicable est celle en vigueur à la date de l'inscription.
Article 1 – Organisateur et champ d'application
Les séjours et sorties scolaires sont organisés par l'association Welcome Guadeloupe, association régie par la loi du 1er juillet 1901, à vocation de tourisme social.
- Siège social
- 1807 Résidence Vépélé, 97111 Morne-à-l'Eau (accueil du public uniquement sur rendez-vous)
- SIRET · APE · RNA
- 751 381 617 00016 · 7912Z · W9G20077
- Contact
- welcome.guadeloupe@gmail.com · 09 80 80 15 59
- Sites
- www.welcomeguadeloupe.net et cologuadeloupe.fr
- Atout France
- Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours : en cours
- Assurance RC pro
- Verspieren, contrat n° 092004012
Les présentes conditions générales de vente (CGV) s'appliquent aux classes découvertes, séjours scolaires avec nuitées et sorties scolaires à la journée vendus aux établissements scolaires (écoles, collèges, lycées), à leurs coopératives ou foyers socio-éducatifs, et aux collectivités qui les financent, ci-après « le client ».
Elles sont complétées, pour chaque séjour, par un devis accepté et une convention de séjour scolaire signée. En cas de contradiction, la convention prévaut sur les CGV, et les CGV sur le devis. Lorsque le client applique les règles de la commande publique, les pièces de son marché ou son bon de commande prévalent.
Article 2 – Rôles et responsabilités
Le séjour est une sortie scolaire placée sous la responsabilité du directeur d'école ou du chef d'établissement, conformément à la réglementation de l'Éducation nationale. Le client obtient les autorisations requises (IEN, Directeur académique, conseil d'administration selon le cas).
Les enseignants et accompagnateurs du client assurent la surveillance des élèves et la responsabilité pédagogique pendant tout le séjour, y compris pendant les activités animées par le personnel de l'association. Le taux d'encadrement est fixé par le client dans le respect de la réglementation.
L'association est responsable de la bonne exécution des prestations qu'elle fournit : hébergement dans des locaux conformes aux règles de sécurité, restauration, transport par des transporteurs autorisés, activités encadrées par du personnel qualifié et diplômé, et permanence joignable 24 heures sur 24 pendant le séjour.
Article 3 – Devis et réservation
Sur la base du projet pédagogique du client, l'association adresse un devis détaillé, valable 3 mois. Le devis précise le programme, les prestations comprises, le prix par élève, l'effectif minimum, les gratuités accordées aux accompagnateurs, ainsi que la commune, la formule (Essentiel, Confort, Premium) et les caractéristiques de l'hébergement. Le nom et l'adresse exacte de l'hébergement sont communiqués à la signature de la convention, à temps pour la demande d'autorisation de départ.
La réservation devient ferme à réception de la convention signée, accompagnée des pièces demandées à la signature et de l'acompte, ou du bon de commande pour un client public. Les places et les dates ne sont garanties qu'à compter de cette réception.
Pièces à fournir par le client
| Document | Délai |
|---|
| Projet pédagogique du séjour | À la signature |
| RIB de l'école ou de la coopérative scolaire | À la signature |
| Attestations CAF des familles, si une aide ou un tarif modulé s'applique | À la signature |
| Attestation d'assurance responsabilité civile et individuelle accident | Au plus tard 15 jours avant le départ |
| Liste des participants (élèves et accompagnateurs), régimes, allergies et PAI | Au plus tard 15 jours avant le départ |
| Demande d'autorisation de départ et décision de l'autorité académique | Avant le départ |
Pour le dossier d'autorisation, l'association fournit la copie de l'avis favorable de la commission de sécurité de l'hébergement et les copies des diplômes et cartes professionnelles des intervenants.
Article 4 – Prix
Le prix est forfaitaire par élève. Sauf mention contraire au devis, il comprend l'hébergement, la restauration, les activités et leur encadrement technique, le transport lorsqu'il est prévu, l'organisation du séjour, la permanence 24 heures sur 24 et l'assurance responsabilité civile de l'association. L'assurance obligatoire du séjour (article 9) s'ajoute au prix.
Ne sont pas compris : les dépenses personnelles des élèves, les activités et prestations non prévues au devis, et les frais médicaux, avancés puis refacturés aux familles concernées sur justificatifs.
Les accompagnateurs bénéficient des gratuités indiquées au devis ; les accompagnateurs supplémentaires sont facturés au prix indiqué au devis.
Le prix est ferme. Il ne peut être révisé qu'en cas de hausse du coût du carburant ou des taxes de transport, sur justificatif, au plus tard 30 jours avant le départ.
Article 5 – Paiement
- Acompte : 30 % du prix total prévisionnel, calculé sur l'effectif minimum, augmenté de l'assurance obligatoire, à la signature de la convention.
- Solde : à la fin du séjour, sur facture établie sur l'effectif réel, sans pouvoir être inférieure à l'effectif minimum, déduction faite de l'acompte. Il est réglé sous 30 jours à réception de la facture.
Les factures adressées aux établissements publics et aux collectivités sont déposées sur Chorus Pro et réglées par mandat administratif. Les autres clients règlent par virement ou par chèque.
En cas de retard de paiement, des pénalités au taux d'intérêt légal sont dues, ainsi que, pour les clients professionnels, une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Article 6 – Annulation et effectifs
6.1 Annulation par le client
Toute annulation est notifiée par écrit. L'indemnité due est calculée sur le prix total prévisionnel, à l'effectif minimum :
| Date de l'annulation | Indemnité due |
|---|
| Plus de 90 jours avant le départ | 10 % |
| Entre 90 et 60 jours avant le départ | 30 % |
| Entre 60 et 45 jours avant le départ | 50 % |
| Moins de 45 jours avant le départ | 100 % |
Aucune indemnité n'est due si l'annulation résulte d'un refus d'autorisation par l'autorité académique, d'une décision administrative ou d'un cas de force majeure (alerte cyclonique, crise sanitaire, séisme). Les acomptes sont alors remboursés intégralement.
6.2 Effectifs
En deçà de l'effectif minimum, chaque élève absent est facturé à 100 % du prix par élève. Le désistement d'un élève signalé par écrit au moins 48 heures avant le départ est facturé à 80 %, sauf raison médicale justifiée.
6.3 Annulation ou modification par l'association
Si l'association ne peut pas fournir le séjour prévu, hors force majeure, elle rembourse intégralement les sommes versées dans un délai de 14 jours et verse une indemnité selon le même barème. Elle peut proposer un séjour de remplacement équivalent, que le client est libre d'accepter.
Les activités peuvent être adaptées sur place pour des raisons de météo, de sécurité ou de vie du groupe, en accord avec l'enseignant responsable, sans que cela constitue une modification du séjour.
Article 7 – Déroulement du séjour
Les fiches sanitaires et autorisations parentales sont conservées par l'enseignant responsable pendant tout le séjour. En cas d'incident, d'accident ou de maladie d'un élève, l'association prévient immédiatement l'enseignant responsable et lui remet une fiche incident.
Les allergies et régimes alimentaires sont signalés au plus tard 15 jours avant le séjour. Le nombre de passagers et de bagages est confirmé 15 jours avant le départ ; tout transport confirmé est dû en totalité.
Les activités réservées (pédagogiques, sportives, culturelles, excursions, ateliers) sont dues en totalité, y compris en cas de non-participation de tout ou partie du groupe, sauf annulation écrite dans les conditions de l'article 6 ou force majeure justifiée.
Le client et l'autorité académique peuvent visiter l'hébergement avant ou pendant le séjour.
Article 8 – Hébergement : règles et caution
Le groupe respecte le règlement intérieur de chaque structure d'hébergement, qui lui est remis à l'arrivée. Le client est responsable de son groupe et des dégradations éventuelles.
Caution : une caution de 450 € par logement est demandée à l'arrivée, par chèque ou par empreinte de carte bancaire. Aucun logement n'est remis sans caution. Un état des lieux, avec photos, est réalisé à l'entrée et à la sortie. La caution est restituée après l'état des lieux de sortie, déduction faite des sommes dues au titre du présent article, sur justificatifs.
| Règle | En cas de manquement |
|---|
| Interdiction de fumer dans les logements, tentes et espaces de l'hébergement | Frais de nettoyage facturés ; exclusion possible du participant, sans remboursement |
| Interdiction d'accès aux personnes extérieures au groupe | Exclusion possible du participant concerné |
| Dégradation, détérioration ou perte de matériel | Réparation ou remplacement facturé au client, sur facture de la structure |
| Logements, sanitaires et tentes rendus propres et rangés | 50 € par logement non rendu propre |
| Respect de l'horaire de départ convenu | 50 € par heure de retard entamée, par logement |
Article 9 – Assurances
L'association garantit sa responsabilité civile d'organisateur auprès de Verspieren, contrat n° 092004012. Elle remet une attestation d'assurance en cours de validité à la signature de la convention.
Assurance obligatoire du séjour : chaque participant est couvert par une assurance souscrite à la signature de la convention, au choix du client :
| Formule | Tarif |
|---|
| Multirisque : annulation, assistance et rapatriement | 6 % du prix total |
| Annulation seule | 3 % du prix total |
Son montant est réglé avec l'acompte. Les garanties, plafonds et exclusions figurent dans la notice de l'assureur, remise avec la convention. L'assurance peut prendre en charge tout ou partie des indemnités d'annulation de l'article 6.
Le client atteste que les élèves et les accompagnateurs sont couverts en responsabilité civile et en individuelle accident.
Article 10 – Données personnelles, image et litiges
Les données des élèves et des accompagnateurs sont utilisées uniquement pour l'organisation du séjour et les démarches auprès des financeurs. Elles sont détruites 3 mois après la fin du séjour, sauf obligation légale. Aucune photo d'élève n'est diffusée par l'association sans l'accord écrit du client et des représentants légaux.
Toute réclamation est adressée par écrit au plus tard un mois après la fin du séjour ; l'association répond sous 30 jours. Les parties recherchent une solution amiable ; à défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente. Les présentes CGV sont soumises au droit français.
Une question sur ces conditions ? Appelez le 09 80 80 15 59 ou écrivez à welcome.guadeloupe@gmail.com.